Guide til bilagshåndtering
Denne guide vil komme omkring følgende:
- Hvad indebærer god bilagshåndtering?
- Hvordan opbygger man en god vane omkring bilagshåndtering?
- Hvordan gør man i praksis?
Lad os komme igang.
God bilagshåndtering
Det fremgår af Bogføringsloven §9, at "Enhver registrering skal dokumenteres ved bilag". Dvs., der skal altid være et bilag når man bogfører.
Det er derfor helt afgørende at man har styr på sine bilag.
God bogføringsskik i forhold til bilagshåndtering præciseres yderligere i Bogføringsloven. Der står, at man er forpligtet til at opbevare sine bilag på "betryggende vis" på en måde der "muliggør en selvstændig og entydig fremfinding af det pågældende" bilag. Herudover skal det sikres at bilag "ikke ødelægges, bortskaffes eller forvanskes".
OK. Men hvad betyder dét, og hvorfor skal det formuleres så kryptisk?
Det er formuleret sådan, fordi loven er skrevet i en tid før digitalisering. Så det var faktisk et stort arbejde at holde styr på bilag, og man var nødt til sikre at bilag ikke forsvandt eller gik i stykker.
Kravene er ikke bortfaldet pga. digitaliseringen, men bilagshåndteringen er blevet en hel del nemmere. Vi kan nemlig få computere til at stå for meget af det der var svært. Computere er nemlig rigtig gode til at holde styr på ting, og vi behøver ikke bekymre os om, at filer "forvanskes".
I praksis, er det eneste man skal gøre, at sørge for, at alle bilag gemmes her på hurtigfaktura.dk . Når man så bogfører dem, bliver de automatisk gemt det rigtige sted, så man nemt kan finde dem frem igen.
Den gode vane
Når man nu ved, hvor vigtig en rolle bilag spiller i forbindelse med bogføring og regnskab, bliver det klart, at man vil have meget glæde af, at have nogle gode vaner omkring håndtering af bilag.
For hvis man ikke har dét, ender man nemt med at bruge rigtig meget kedelig tid på at finde bilagene frem igen. Det kan være rigtig svært at huske hvor den der kvittering for det køb man lavede for fire måneder siden, har gemt sig.
Så, til at starte med, skal man øve sig på at identificere når penge flyttes fra et sted til et andet. Og hvér gang det sker, sørge for at dokumentationen for transaktionen, altså, bilaget, gemmes. Oftest er det åbenlyst hvad bilaget er; en kvittering eller faktura.
Hvordan foregår det i praksis?
Vi har forsøgt at gøre det så nemt som overhovedet muligt, at gemme sine bilag på hurtigfaktura.dk . Så hver gang du står med et bilag der skal gemmes, er der en nem måde, at få det gemt på.
Upload et billede
Hvis du står med bilaget i hånden, er det nemmeste at tage et billede med din telefon. Det billede kan du nemlig nemt uploade til hurtigfaktura.dk .
Hvis du åbner hurtigfaktura.dk på din telefon, og trykker på knappen Upload vil du endda få mulighed for at tage billede og uploade direkte til hurtigfaktura.dk .
Hvis du vil have nem adgang til upload af bilag, anbefaler vi, at du tilføjer siden Bilag til din hjemmeskærm. Det gør man ved at
- Åbne siden Bilag på sin telefon.
- Klikke på dele-ikonet
- Vælge "Føj til hjemmeskærm" i listen.
Du vil nu få en app på din hjemmeskærm, som vil føre dig direkte ind til der, hvor du kan uploade dit bilag. Så næste gang du står med et bilag i hånden, har du en meget nem måde, at få det gemt det helt rigtige sted. Så ligger det klar til at blive bogført når du kommer til det.
Send det videre
Hvis du modtager bilaget på en e-mail, har vi også gjort det meget nemt at få det ind i hurtigfaktura.dk .
Her er det eneste du skal gøre, at sende mailen videre til din helt egen mail her på hurtigfaktura.dk .
Den e-mail du skal sende videre til, er super nem at huske, for det er din virksomheds CVR-nummer efterfulgt af @hurtigbilag.dk. (Vær opmærksom på, at det ikke er hurtigfaktura.dk men hurtigbilag.dk.)
For eksempel vil e-mails sendt til [email protected] dukke op i indbakken hos mig, Anders, stifter af hurtigfaktura.dk .
For at få din e-mail til at virke, kræver det, at du er logget ind på hurtigfaktura.dk med sammen e-mail som er registreret som virksomhedens e-mail i CVR-registret. Gå ind under "Indstillinger" i menuen øverst til højre, og se hvordan man sætter det op.
Det var det. Vi har nu været omkring at man har glæde af at opbygge en god vane for at opretholde god bogføringsskik. Samtidig er det nemt at uploade og videresende bilag til hurtigfaktura.dk .